Estratégia

7 Formas de Promover um Evento em 20 Dias

Estamos só os dois aqui. Vamos ser sinceros: 20 dias não é o prazo ideal para se promover um evento. Até é um pouco assustador.

Mas é possível, se te focares no que é essencial.

O exemplo que te dou abaixo é de um espectáculo que ajudei a promover, mas podes utilizar as ideias para qualquer evento que queiras divulgar.

A “Batalha dos 1000” é um espectáculo de wrestling, ou sports entertainment, que decorreu em Queluz, no dia 30 de Outubro de 2016. Como a negociação com os proprietários do espaço não foi tão célere quanto seria ideal, só reservámos o pavilhão a 3 semanas do evento.

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Com pouco tempo, vimo-nos obrigados a pôr o pé no acelerador promocional e a irmos directos ao que realmente interessava.

Para garantir que a palavra era passada e que os fãs portugueses sabiam que tinham um show para ver, focámo-nos em 7 grandes iniciativas:

1 – Canais Próprios

O Wrestling Portugal (WP), grupo que promove este show, tem já alguma presença nas redes sociais, nomeadamente no Facebook, em que nos concentrámos, com artigos que antecipam o que vai acontecer no espectáculo.

No Twitter e no Instagram, onde o WP tem menos expressão, publicaram-se posts, mas com menos frequência.

Se tiveres um canal (site, blog, lista de emails, perfil social) já estabelecido, com seguidores que tomam atenção ao que tu dizes, é lá que deves começar a conversa para promover o teu evento.

2 – Participantes no Evento

Tal como qualquer outro tipo de evento, um show de wrestling não é feito apenas pelos organizadores. Há quem vá apresentar/actuar, produzir e contribuir com vários tipos de ajuda.

No caso da nossa “Batalha dos 1000”, tínhamos os lutadores e o staff, dos quais a larga maioria está ligada a páginas e a pessoas que acompanham a modalidade e, em muitos casos, gostam das personalidades que integram o espectáculo.

Ou seja: pequena ou grande, os participantes do evento trazem consigo a sua audiência. E, quando eles falam, a audiência escuta e fica a saber do teu evento.

Independentemente da área de interesse da tua conferência, workshop ou espectáculo, vais ter apresentadores, convidados, uma equipa de produção. “Usa-os”, porque o interesse deles é o mesmo que o teu: criar um evento de arromba, que seja visto pelo máximo de pessoas.

Depois dos canais próprios que o teu projecto eventualmente tenha, os participantes são a tua 2ª linha de promoção.

3 – Sites e Páginas Parceiras

Para nós, gente do wrestling, esta foi a parte em que ajudou que um dos lutadores mais conhecidos de Portugal seja o fundador do maior site nacional da modalidade. Disse eu ao Luís Salvador:

“Salvador, estava a pensar promover a Batalha dos 1000 no Wrestling.PT e termos lá artigos frequentes, com destaque na homepage.”

“Sim, é o que eu também estava a pensar.” – respondeu o meu amigo lutador, blogger, digital marketer e recentemente pai – chamou ao filho Afonso, o que interpreto como uma grande homenagem à minha pessoa, facto que ele nega de forma estranhamente insistente.

No nosso caso, tínhamos a papinha toda feita. Só precisei de falar com a pessoa que tinha ao meu lado, que estava igualmente empenhada em promover o evento e que, por acaso, tem um site que em Setembro de 2016 teve quase 1 milhão de pageviews e mais de 70 mil fãs no Facebook.

Por mim, chega.

Mas, Nestum de chocolate feito ou não, o raciocínio mantém-se. Se não sabes quais são, se não falas com as grandes páginas da tua área de interesse, está é a altura para começares, porque é nestas páginas que a tua audiência está.

Não falar com elas seria como teres t-shirts do Benfica para vender e não teres um stand à porta do Estádio da Luz.

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Usa o Google, usa a pesquisa do Facebook e das outras redes sociais para descobrires as “super-páginas” (os sites e páginas de referência) do teu sector e fala-lhes do teu evento.

Das que te responderem, algumas vão ajudar sem contrapartida. Outras vão ser mais receptivas se ofereceres algo em troca da divulgação, como convites. Noutros casos, pode até fazer sentido pagares para promover um evento, para ter acesso à audiência dessa página.

Teres o teu evento nestas super-páginas pode fazer a diferença:

  • entre teres 50 ou 5000 pessoas a saber do teu evento.
  • entre teres um evento pouco conhecido e teres “aquele evento de que estão a falar no PáginaSuperCredível.com”

Hmm, eu devia registar esse domínio…

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4 – Entrevistas/Aparições

Se na área do teu interesse há podcasts, blogs, canais de YouTube, e outros criadores de conteúdos, vale a pena entrares em contacto com vários autores.

Às vezes, é fácil caíres na tentação de pensar que “é difícil chegar a estes programas”. É “malta importante”. Mais importante que tu. Mas a verdade é que a maioria está sempre à procura de convidados que possam contribuir com algo para a sua audiência.

Bons convidados são, por norma, uma raridade.

Se estás à vontade numa conversa gravada e tens algo de interessante a dar a estes programas, é sempre possível (e provável) que encontres podcasters e YouTubers interessados em ajudar-te a promover o teu evento.

No nosso caso, eu (como produtor do evento) e o Bruno Brito (como Campeão Nacional e curiosamente, mais um digital marketer…) fomos ao canal de YouTube Smarkdown, que é dos mais consistentes criadores de conteúdos da comunidade nacional de wrestling, dar entrevistas ao João Basílio, o fundador.

A conversa começa num registo biográfico, passa pela troca de opiniões sobre temas actuais e acaba por incidir directamente no evento.

Com um bom entrevistador como o João Basílio, o teu trabalho de promover um evento está feito à partida, porque ele tem o cuidado de abrir e fechar o programa fazendo o “plug” do evento, com nome, data, horas, preço de admissão e todos os detalhes que um promotor quer ouvir.

A menos que tenhas começado o teu projecto ontem à tarde, já tens uma ideia dos criadores de conteúdos que por aí andam. Fala com eles.

E não te esqueças: diz-lhes o que tens para eles. O “eu, eu e mais eu” deixou de abrir portas no Paleolítico.

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5 – Evento no Facebook

Para que o teu acontecimento seja facilmente partilhável, é indispensável criares um evento no Facebook.

É fácil e rápido, podes colocar lá toda a informação que consideres relevante e, claro, convidar os teus contactos.

Aliás, qualquer pessoa que chegue à página do evento pode não só indicar que vai ou que está interessada (o que é visto pelos seus amigos), mas também convidar os seus amigos.

Por último, também podes publicar posts na página do evento, tal como farias numa página de Facebook de uma marca.

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Não te esqueças de tomar muita atenção aos comentários que as pessoas deixam no evento – e às resposta que dás. Tens aqui dicas sobre como responder a trolls e a comentários negativos.

Tens aqui o exemplo do evento da “Batalha dos 1000”. Clica no link e olha para os principais elementos da página:

  • a imagem
  • a área de Discussão (onde são publicados os posts)
  • a informação do evento (data, local, amigos que vão/estão interessados)
  • o link para reservar bilhetes (“Tickets Available”)
  • os botões de convite a partilha do evento

6 – Anúncios

Os anúncios digitais têm uma característica muito interessante: funcionam como um acelerador dos resultados que podes alcançar.

Se calhar, consegues chegar a 1000 pessoas com 3 posts publicados na página de Facebook do teu projecto. Mas, com um anúncio de Facebook, ultrapassas esse número com um único post.

A desvantagem? Tens de os pagar.

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Embora não tenhamos investido muito dinheiro, criámos um anúncio para a página de evento e outro para a página de reserva de bilhetes, no Wrestling.PT (5 euros em cada, para testar a sua eficácia).

Se tens algum dinheiro para investir, um bom entendimento dos anúncios no Facebook (ou a paciência para os estudar com cuidado) e precisas de chegar depressa a muitas pessoas, os anúncios fazem sentido.

Abaixo, podes ver um draft do anúncio do evento em si:

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7 – Promover um Evento… Offline

Tal como com os anúncios do Facebook, também usámos a “Batalha dos 1000” para começar a testar a eficácia de distribuir um número (limitado) de flyers.

O Centro Shotokai de Queluz, que recebe o espectáculo no seu pavilhão, é um sítio por onde passa uma parte significativa da comunidade local, incluindo adolescentes, jovens adultos e pais de crianças.

O que significa que só um parvo não colocaria um cartaz à porta do Centro e só um parvo não deixaria flyers na recepção do Centro.

Não fomos parvos, pois não? Digam-me que não fomos parvos. Digam-me que não – –

cartaz

Ah. Uff.

Conclusão:

A coisa mais importante que deves ter na cabeça quando estás a promover um evento – seja no digital ou no “mundo real” – é que tens de passar a palavra no sítio certo.

Tens de começar a conversa onde as pessoas interessadas já estão. Se já tens um site, página, lista de emails estabelecido, excelente. É um bom começo. Mas há por aí muitos potenciais parceiros, com mais ou com outros fãs do tema do teu evento.

Até porque… como leste há pouco: os benfiquistas estão no Estádio da Luz. Não estão nem em Alvalade, nem no Dragão.

E como estás muito limitado de tempo para promover o evento, aqui vai uma dica extra, que não é nada sexy, mas funciona:

EXTRA: Conversa com 1 Pessoa de Cada Vez

Esta ideia tem, obviamente, um problema de escala.

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Enquanto que um post no Facebook dá o mesmo trabalho, quer seja visto por 10 pessoas ou por 10 mil, falares individualmente com potenciais interessados é uma tarefa em que não é possível diluirmos o trabalho que vamos ter.

Por outro lado… FUNCIONA.

Se já tiveres identificado um conjunto de pessoas interessadas, podes enviar-lhes um email ou um instant message e contar-lhes directamente do teu evento.

Embora dê trabalho, tem grandes vantagens:

  • Podes adaptar a tua abordagem ao que já conheces da pessoa (se reage bem a humor, que tipo de evento gosta, a que questões quer resposta)
  • Na maioria dos casos, a pessoa vai perceber que te deste ao trabalho de vir falar directamente com ela e vai valorizar isso. Cada vez que a pessoa valorizar uma coisa que fizeste, mais perto vai ficar de te dar o mítico “Sim.”

Agora, muita atenção: nada de hard selling, ou seja, nada de sermos agressivos na nossa abordagem. A conversa deve ser tão amigável e leve quanto possível.

De certeza que conheces aquele sentimento que tens quando lês uma mensagem daquela pessoa que nunca te diz nada, não quer saber minimamente de ti, não se esforça para ter uma conversa que te cative… deixa só o link do que quer “vender”.

E nada de fazer copy-paste do link do evento no Facebook a 500 ou até a 1 pessoa, porque isso faz-nos perder todas as vantagens do contacto individual. Eu saberei se alguém fizer copy-pastes.

arnold

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Afonso Malheiro escreve, fala e faz formação/consultoria de marketing digital. Fundou o Heelbook, elegido pela AgoraPulse como uma das Páginas de Facebook do Ano em 2014.

Obteve uma licenciatura pré-Bolonha em Gestão no Universidade Católica e uma pós-graduação em Marketing Digital no IPAM. E, aparentemente, fala sobre si próprio na terceira pessoa.

Copyright © 2016 Afonso Malheiro. Todos os infractores serão perseguidos por pitbulls, dobermans e rottweilers esfomeados que foram obrigados a ver o "Frozen" 100 vezes seguidas.

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